보고서 작성요령 기본편

문서란 많은 사람들에게 내용을 전달할 수 있고, 시간이 지나도 내용이 보전되어 신뢰성 있는 증거자료가 되는 것이기에 아주 종요합니다. 오늘은 이 문서 중에서도 보고서 작성요령에 대해 기본적인 내용을 다뤄보도록 하겠습니다.

 

보고서 작성요령에 앞서, 이 글을 보시는 분들이 보고서 작성이 왜 어려울까에 대해 생각해보셨으면 합니다.

DVDM 질문법

Definition: 문서 작성이란 무엇일까?

Value: 왜 필요할까?

Difficulty: 무엇이 어려울까?

Method: 어떻게 하면 잘 할수 있을까?

무엇이 어려운지 파악하고 나면, 그에 따른 방법을 설정하면 되므로 문제 해결이 훨씬 쉬워집니다.

 

보고서 작성법

가장 첫번째는 목표 설정입니다. 문서의 주제(결론)와 읽는 사람을 생각하여 문서의 틀을 구상해야 합니다. 자료가 수집 및 분석되면 문서 작성을 시작하는데요, 초안을 작성하고 수정 보완을 거듭하면 됩니다.
보고서는 결과를 내놓고 쓰는 글입니다. 때문에 문서 쓰기에 앞서 일의 과정과 결론을 잘 생각해야 합니다.

핵심 고려사항

목적, 독자, 자료, 구성, 표현

조금 더 풀어서 설명하자면 글의 목적, 예상 독자, 정보수집과 관리, 전달 내용 배열, 정확한 어휘와 표현을 고려하여 작성해야합니다. 특히, 보고서 작성의 목적과 예상 독자는 가장 중요한 요소이니 확실히 정하고 글을 쓰실 것을 당부드립니다.

 

 

 

 

제목 선정

제목과 개요에서 글의 목적이 분명하게 드러나야합니다. 제목을 통해 목적과 범위를 알 수 있어야 합니다. 제목을 알고 읽는 것과 모르고 읽는 것의 이해도 차이는 무려 두 배나 된다고 합니다.
가장 쉬운 방법은 제목의 마지막에 '방안'을 붙이는 것입니다. 수익 목표 및 향상 방안, 배송 프로세스 개선 방안, AS지연 원인 및 개선방안 등이 있습니다.

자료와 정보

자료란 객관적인 실제의 반영이며, 그것을 기호화한 것입니다. 정보는 이 자료를 목적에 맞게 가공한 것으로, 자료를 분석하여 도출해낸 것이라고 보면 됩니다. 이 정보를 체계화하고 일반적 사항에 대해 보편적으로 정리한 것이 지식이 됩니다.

데이터는 가공하여 그래프나 표로 만들어 한눈에 볼 수 있게, 이해하기 쉽게 만드는 것이 중요합니다. 특히 물가 상승에 따른 대출 실행 추세, 혹은 MS비율에 따른 BEP변화 등 숫자가 많이 들어가는 데이터들은 표와 그래프의 중요성이 더더욱 큽니다.

 

 

 

 

SMART 작성법

Specific: 달성하려는 목표를 구체적으로 표현해야 하며

Measurable: 성공 여부를 측정 가능한 것이어야 하고 (가능하면 숫자)

Attainalble: 실행 가능하고, 합리적이고 달성할 수 있어야 하며 (100%는 피하는 것이 좋다)

Relevant: 달성이 의미있는 것이어야 하고 (노력을 요해야)

Time-bound: 달성기한이 명확히 표현되어야 한다.

보고서를 작성하실 때, 위와 같이 SMART 작성법만 따라 하셔도 어느 정도 내용은 보장됩니다.

 

주의사항

일반적 문제점

제목이나 목차에 목적과 내용이 제대로 드러나지 않거나, 보고서의 양식이 미비하거나, 내용이 장황하거나 글의 초점이 없는 경우, 읽을수록 궁금한 점이 생기는 경우, 현상만 나열하여 근본적인 문제의식이나 해결책이 보이지 않는 경우가 대표적인 문제점입니다.

지양점

그렇기 때문에 순간 떠오르는 생각에만 의존하여 문서 작성하는 것과 핵심이 없이 길기만 한 문서작성을 주의해야 합니다. 군더더기 위주의 핵심 내용을 찾을 수 없는 보고서는 주제와 결과를 알아보기 힘듭니다.

 

정리

보고서와 소설/논문은 다릅니다. 보고서에서 과정은 크게 중요하지 않으며, 중요한 것은 결과입니다. 결과를 확실히 정하고, 방향을 잡으며 작성하신다면, 보고서 작성의 절반은 알고 계신다고 할 수 있겠습니다.

목적/ 독자/ 자료/ 구성/ 표현도 꼭 기억해주세요!

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